親会社から毎月届く「Management Fee — $50,000」という請求書。何のサービスに対する支払いで、なぜ$50,000なのかを、親会社に確認せず米国側の資料だけで説明できるでしょうか。
日本の親会社から米国子会社へ、経理、人事、IT、経営管理などの支援サービスが提供され、その対価としてManagement Feeが請求されることは珍しくありません。しかし、契約書と請求書が存在するだけで、必ずしもその全額が米国税務上、損金算入できるわけではありません。税務調査では、サービスの実態、米国子会社が受けた便益、金額の算定根拠、そして関連資料の整合性が確認されます。
税務調査官が確認する4つの質問
– 何をしたのか — 「Management Support」だけでなく、実際のサービス内容を具体的に説明できるか。
– 誰が便益を受けたのか — 米国子会社が独立企業であったとしても、そのサービスに対価を支払うか。
– なぜその金額なのか — 実費、Cost Plus、固定額などの計算方法と、コストプール・配賦基準・マークアップを説明できるか。
– 資料がつながっているか — 契約書、請求書、会計帳簿および実態資料が同じ取引を示しているか。
米国税法第162条では、「事業上、通常かつ必要」な費用であることが損金算入の基本要件です。また、関連当事者間取引には米国税法第482条に基づくArm’s-Length Principleが適用され、親子間でも、第三者間で成立する条件で取引が行われていることが求められます。したがって、契約書上の名称よりも、実際に何が行われ、誰が便益を受け、対価がどのように算定されたかが重要になります。
契約書と請求書は、第三者がたどれる内容に
契約書では、当事者と対象法人を明確にしたうえで、サービスを「Management Support」という一言で終わらせず、月次決算レビュー、会計方針への対応、ITシステム支援、人事・研修、調達プロセス支援など、実際の機能に分解します。提供期間・頻度、成果物、料金計算、支払条件、記録保存および定期的な見直しについても記載することが望まれます。
さらに、親会社の株主活動、Investor Relations、M&A調査など、米国子会社に便益のない親会社固有の費用は、原則として請求対象から除外する必要があります。契約書に除外方針を書くだけでなく、実際のコストプールと請求額の計算からも除外されていなければなりません。
請求書も、「Management Fee — $50,000」だけでは説明が不足します。例えば次のように、請求書または添付Calculation Scheduleから計算根拠を追える状態にします。
※ 上記は説明用の例です。実際の区分・配賦・マークアップは、各社の事実関係と移転価格方針に基づき決定する必要があります。
請求書にすべての計算を載せる必要はありませんが、対象期間、当事者、サービス、計算方法、金額、通貨および根拠資料への参照を記載します。サービス対価と立替費用・実費精算も区別してください。
4つの資料を「一本のストーリー」にする
契約書、請求書、会計帳簿、実態資料を横に並べて確認します。契約がCost Plusなのに毎年同じ固定額、契約当事者とサービス提供会社が異なる、IT支援なのに帳簿ではManagement Feeとして一括計上している、といったズレは説明を難しくします。
会議議事録、メール、成果物、システムチケット、研修資料、工数記録など、サービス内容と金額を第三者が理解できる資料を米国側でも保存してください。
書類が揃っていても、リスクが残るケース
契約書、請求書、会計処理が揃っていても、コストプールに親会社のIR・M&A費用が混在する、成果物が残っていない、利益を見ながら年末に金額を増減する、計算シートと請求額が一致しない場合にはリスクが残ります。書類が、実際のサービスと請求金額を説明していない場合、問題となりえます。
少なくとも年1回、5項目を確認
– 契約書の内容と実際のサービスが一致しているか
– サービスを経理・IT・人事など具体的な機能に分類できているか
– 株主活動、M&A費用などの請求対象外費用を除外しているか
– コストプール、配賦基準、マークアップを再現可能な形で文書化しているか
– 成果物、メール、会議記録および計算資料を米国側でも保存しているか
組織・サービス・配賦基準の変更時や年末精算時にも見直してください。第三者が、請求根拠と米国子会社の便益を資料だけで理解できなければ、次回の請求前に改善する余地があります。
CDH CPA, PLLCからのご案内
CDHでは、日米間の関連当事者間取引について、契約書・請求書・計算資料・実態資料の整合性確認を支援しています。自社のManagement Feeに不安がある場合は、お気軽にご相談ください。
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